Zeitmanagement

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Zeitmanagement: Die 5 wichtigsten Grundregeln und Erkenntnisse zur Prioritätensetzung:

  1. Konzentration der Kräfte auf Ziele und Erfolge (Pareto-Prinzip).
    Eindeutige Prioritäten setzen heißt, sich zunächst nur einer einzigen Sache zu widmen, die dich aber deinen Zielen und Erfolgen entscheidend näher bringt!
  2. Jede Aufgabe in die Prioritäten-Klasse A, B, C einteilen.
    Nicht alles ist gleich wichtig oder dringend. Durch A/B/C trennst du schnell die Spreu vom Weizen und konzentrierst dich auf das für dich wirklich Wesentliche!
  3. Wichtigkeit und Dringlichkeit sind grundverschieden.
    Wichtigkeit bedeutet Ziel und Erfolg, Dringlichkeit nur Zeit und Termin. Das Dringende ist selten wichtig, und das Wichtige ist selten dringend.
  4. Wichtigkeit geht vor Dringlichkeit.
    Nicht alles, was eilig ist, muss auch gemacht werden. Manche Dinge kannst du auch delegieren, andere sogar ganz sein lassen. Nur so schaffst du es, dich nicht länger dem „Diktat der Dringlichkeit“ noch weiter beugen zu müssen. Sonst würdest du dich weiterhin jeden Tag in vielen dringlichen, aber relativ unwichtigen Aktivitäten verzetteln.
  5. Jeden Tag an einer langfristigen A-Aufgabe arbeiten.
    Du musst es irgendwie schaffen, neben deinem Tages-Geschäft auch an langfristigen, vor allem strategisch wichtigen Aufgaben und Zielen zu arbeiten. Nur so verursachst du bereits heute deine Erfolge von morgen!

 

Zeitmanagement: 5 Regeln zur Tagesplanung:

Zeitplanbuch
Das Zeitplanbuch: Wochenplaner und Tagesplaner inkl. Analyse, Vorbereitung & Notizteil – für dein optimales Zeitmanagement*
  1. Oberstes Prinzip ist die Schriftlichkeit.
    Wer schriftlich denkt, der öffnet die Welt! Alle Aktivitäten, Aufgaben und Termine sofort im Zeitplanbuch* notieren. Nur so behälst du bei jeder Gelegenheit den Überblick und kannst dich auf das Wesentliche konzentrieren.
  2. Plane am Vorabend den neuen Arbeitstag.
    Lasse dein Unterbewusstsein für dich arbeiten und deine schöpferischen Kräfte über Nacht wirken.
  3. Zeitbedarf schätzen und Ziellimits setzen.
    Auch jedes Geld-Budget muß irgendwie kalkuliert sein. Bedenke: Zeit ist noch wertvoller als Geld. Eine ungenaue Schätzung ist besser als gar keine Schätzung.
  4. Nicht den ganzen Tag verplanen.
    Lasse dir eine Pufferzeit von ca. 40 – 50% übrig. Die Erfahrung wird dir zeigen, was in deinem Arbeits-Alltag machbar und planbar ist – und was nicht!
  5. Beginne und beende den Tag positiv.
    Deine innere Einstellung bestimmt dein Verhalten und das deiner Umwelt. Denke, handel und lebe positiv. Habe auch Spaß an deinem Erfolg!

Wer sein Leben plant, der muss auch den Tag planen!

  1. Zielplanung
  2. Prioritäten setzen
  3. Tagesplanung
  4. Zeitfresser und Störfaktoren ermitteln

 

Zeitmanagement: 40 Zeit-Tipps:

  1. Setze Prioritäten.
    Schreibe deine Ziele und Erwartungen in Ruhe auf. Was ist am wichtigsten?
  2. Durchdenke dein Projekt in allen Einzelheiten, und schätze den Zeitbedarf ab, bevor du es übernimmst.
  3. Sei geduldiger.
    Gib anderen einen zeitlichen Vorlauf.
  4. Überschütte andere nicht mit zu viel auf einmal.
  5. Unterbreche andere weniger. Höre mehr aktiv zu.
  6. Bleibe aufmerksam im Gespräch mit anderen.
  7. Wetteifer weniger, und arbeite zusammen.
  8. Erst nachdenken, dann (weniger voreilig) handeln.
  9. Schalte einen Gang zurück, verlange von anderen nicht so viel wie von dir selbst.
  10. Entspanne dich. Nimm dir bewusst Zeit für Muße.
  11. Beende Angefangenes, bevor du etwas Neues beginnst.
  12. Lasse dich nicht unterbrechen. Tagträume nicht so viel.
  13. Arbeite konsequent.
  14. Sei pünktlich.
  15. Laufe unwichtigen Dingen nicht hinterher. Vergeude deine Energie nicht.
  16. Fixiere deine Aufgaben schriftlich in einer To-do-Liste mit Prioritäten. Halte dich daran.
  17. Erstelle einen Tagesplan. So bringst du mehr Struktur in deinen Arbeitsalltag.
  18. Benutze ein Zeitplanbuch* als Mittel zur Selbstdisziplin.
  19.  Suche nach neuen Wegen, statt an Bewährtem festzuhalten.
  20. Räume deinen Schreibtisch auf. Miste deine Ablagekörbe aus.
  21. Vermeide private Störungen. Begrenze die Zeit für den privaten Schwatz.
  22. Verbessere die Effizienz deiner zeitlichen Arbeitsabläufe.
  23. Halte öfter Rücksprache mit anderen, um Prioritäten und Aktivitäten abzustimmen.
  24. Löse deine Probleme – auch die zwischenmenschlichen.
  25. Beginne deinen Tag früher. So vermeidest du Zeitdruck.
  26. Denke weniger an den Arbeitsaufwand, sondern mehr an die Ergebnisse.
  27. Achte auf die Endtermine, ohne dich dadurch zu blockieren.
  28. Sieh die Veränderungen positiv. Sie bereichern dein Leben.
  29. Nimm die Dinge einfach selber in die Hand. Frage nicht so viel.
  30. Traue dir mehr zu. Sprich lauter. Sage öfter einmal nein.
  31. Überdenke deine Planungszeiten. Zuviel Planung kostet Zeit.
  32. Konzentriere dich auf Ergebnisse, nicht auf Perfektion.
  33. Du kannst nicht jedes Risiko vermeiden. Verinnerliche das.
  34. Triff Entscheidungen, auch wenn du weniger Informationen hast, als dir lieb ist.
  35. Ver(sch)wende nicht so viel Zeit darauf, Dinge zu analysieren.
  36. Setze dir ein striktes Zeitlimit, um deine Aufgaben zu erledigen.
  37. Setze dir realistische Ziele. Erwarte von dir nicht zu hohe Standards.
  38. Denke immer daran: Gut ist besser als perfekt!
  39. Erwarte nicht zu viel von dir. Lasse mal alle fünfe gerade sein.
  40. Menschen sind wichtiger als Vorschriften und Richtlinien. Vergiss das nie!

 

Erfolgreiches Zeitmanagement sorgt für:

  • mehr Übersicht
  • mehr Freiraum für Kreativität
  • weniger Stress
  • mehr Freizeit
  • bessere Ziel-Verwirklichung
Verschaffe dir mit einem Tages-Rahmenplan Überblick über fest vergebene Zeiträume.
Durch täglich/wöchentlich/monatlich wiederkehrende Fix-Termine (Aufstehen, Frühstück, Fahrt zur Arbeit, Mittagspause) und Tätigkeiten (Kontroll-Aufgaben, Team-Sitzungen, Mitarbeiter-Gespräche) ist deine Zeit bereits strukturiert und eingeschränkt.
Für weitere Aufgaben und Wünsche bleibt dir entsprechend weniger Zeit.
Berücksichtige dies bei der Zeitplanung. Es bewahrt dich davor, dass du in einer „engen“ Phase vielleicht eine Stunde eher aufstehen oder eine kurzfristige Nachtschicht einlegen musst, um deine Aufgaben erledigen zu können.

 

Regeln und Prinzipien der Zeitplanung:

  1. Dokumentiere und prüfe, wie und wofür du deine Zeit ver(sch)wendest.
  2. Arbeite regelmäßig und systematisch an deinen Zeitplänen.
  3. Sei flexibel, denn Zeitpläne sind nicht dazu da, um unbedingt eingehalten zu werden, sondern um Ziele zu verwirklichen.
  4. Plane auf selbstentwickelten oder vorgefertigten* Formularen (Prinzip der Schriftlichkeit). So geht dir nichts verloren, und du  hast einen ständigen Überblick.
  5. Übertrage alle unerledigten Aufgaben auf den nächsten Perioden-Plan. Diese werden damit automatisch in die neuen Planungsüberlegungen mit einbezogen.
  6. Fixiere Zeitvorgaben und Endtermine für die Tätigkeiten (kein „sofort“, „so schnell wie möglich“ etc.), und vermeide Unentschlossenheiten, Verzögerungen und Aufschub.
  7. Reserviere einen bestimmten Teil deiner Zeit für planerische, vorbereitende und schöpferische Tätigkeiten sowie für deine Weiterbildung.

 

Drei wichtige Standardfragen für deinen Erfolg:

  1. Tust du die richtigen Dinge?
  2. Tust du die Dinge richtig?
  3. Wie veränderst du die Dinge?

 

Die hohe Schule des Zeitmanagements:

  • Zeit für sich selbst zu haben heißt:
    Bewußt zu leben!
  • Zeit für seine Aufgabe zu haben heißt:
    Bewußt erfolgreich zu sein!
  • Zeit für seine Weiterbildung zu haben heißt:
    Erfolge vorzubereiten!
  • Zeit fürs Lesen zu haben heißt:
    Sein Niveau anzuheben, denn Lesen ist heute so wichtig wie Essen geworden!

 

Zeitmanagement: Zeit ist unser wertvollstes Kapital!

Der wichtigste Faktor der Zukunft ist die Zeit. Nicht das Geld!

Zeit ist die neue Währung! Verändere dein Zeit-Bewusstsein, und dein Erfolg wächst automatisch!

Zeitplanung ist immer Erfolgsplanung, und Erfolgsplanung ist immer Lebensplanung!
Deshalb ist Zeitplanung notwendig, um die Zeit intensiver, produktiver und genussvoller zu erleben!

Merke:

Wer nicht plant, der wird verplant!

Wenn wir nämlich unsere Zeit nicht planen, dann verplant uns einfach die Zeit und die Menschen um uns herum!

Fazit:

Die richtige Nutzung der Zeit entscheidet über Erfolg oder Misserfolg!

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