Delegieren – warum und wie?
Delegieren – warum und wie?
7 gute Gründe, warum du delegieren solltest:
- Delegieren, um mehr Zeit zu haben für meine eigentlichen Aufgaben.
- Delegieren, um die Wenigkeit meiner Mitarbeiter zu stärken, ihren Arbeitsbereich zu verbreitern und ihr Kompetenzniveau anzuheben.
- Delegieren, um die Mitarbeiter zu motivieren und ihnen Aufgaben zu stellen, die sie fordern.
- Delegieren, um jene Mitarbeiter herauszufinden, die sich für eine Beförderung eignen.
- Delegieren, um die Produktivität der ganzen Abteilung zu erhöhen.
- Delegieren, sobald eine Arbeit von jemand anderem besser oder schneller erledigt werden kann.
- Delegieren, damit die Mitarbeiter die routinemäßigen Seiten meiner Arbeit kennenlernen und sie, wenn sich die Notwendigkeit dafür ergibt, übernehmen können, um ein reibungsloses Funktionieren der Abteilung zu gewährleisten.
Was du vermeiden solltest:
- Delegieren, wenn es um eine „vertrauliche Angelegenheit“ geht.
- Delegieren, wenn es um eine Sache mit schwerwiegenden negativen Konsequenzen geht, wie z.B. eine Disziplinarmaßnahme.
- Delegieren und zugleich zulassen, dass die Mitarbeiter wieder dir die Probleme aufhalsen.
- Delegieren, weil dir eine Aufgabe nicht gefällt.
- Delegieren, wenn es um eine heikle Sache geht, für welche die Verantwortung nun einmal unmittelbar bei dir liegt.
Was du nie versäumen darfst:
- Dem Beauftragten zu vertrauen, ihm aber auch Entscheidungsspielraum und eine Spanne für eigene Ideen zu lassen.
- Dafür zu sorgen, dass er eine innere Beziehung zu der Aufgabe entwickelt, die er zu bewältigen hat.
- Deinem Mitarbeiter, wenn er das wünscht, deine Rückendeckung und Unterstützung während der ganzen Dauer der Durchführung zuzusichern.
- Sich mit ihm abzustimmen über die Zielsetzung, die Mittel und Wege, die zu ihrer Erreichung zur Verfügung stehen, und die Kriterien, nach denen die abschließende Bewertung erfolgt.
Wie du eine Aufgabe richtig an einen Mitarbeiter delegierst:
- Mache dir eine klare und genaue Vorstellung von der Aufgabe, die du delegieren willst:
Was exakt erwartest du von deinem Mitarbeiter? Wie lässt sich objektiv und präzise seine Leistung bewerten? - Erläutere deinem Mitarbeiter ganz genau, was du von ihm erwartest. Sprich die Aufgabe mit ihm durch.
- Erkläre ihm, warum das gemacht werden muss.
- Zeige deinem Mitarbeiter, wie man die Arbeit macht, und vergewissere dich, dass er das gut verstanden hat.
Du kannst ihn z.B. bitten, dir in wenigen Worten zusammenzufassen, wie er die Arbeit anpacken wird. - Gib ihm alle erforderlichen Informationen und Unterlagen in bezug auf die jeweilige Aufgabe und gleichermaßen Informationen über Leute, mit denen er zusammenarbeiten muss.
- Vereinbare mit ihm eine vernünftige Frist für die Erledigung der betreffenden Arbeit und einen mehrstufigen Zeitplan für die einzelnen Arbeitsabschnitte dabei.
- Setze unbedingt einen bindenden End-Termin fest.
- Verschaffe diesem Mitarbeiter die materiellen Mittel und das Maß an Befugnissen, die er für die Bewältigung seiner Aufgabe braucht. Versichere dich aber auch, dass er die Grenzen seiner Befugnisse kennt.
- Verlange von ihm die Ablieferung von Zwischenberichten zu bestimmten Terminen.
- Überprüfe in regelmäßigen Abständen die Arbeitsqualität, gib deinem Mitarbeiter ein Feedback.
- Bewerte mit ihm die Gesamtleistung anhand der vorher gemeinsam festgelegten Kriterien.
- Belohne oder ermutige je nach Bedarf.
Wie man in einem Arbeits-Team delegiert:
- Fertige für jeden Mitarbeiter eine Arbeitsanweisung an:
Art der Arbeit, Fristen (insgesamt und Teilabschnitte), geforderte Qualität, Leistungsmaßstäbe. - Lege einen Übersichtsplan an
z.B. in Form einer Wandtafel, auf dem du mit einem Blick feststellen kannst, welche Einzelaufgaben es gibt und wer jeweils dafür zuständig ist. - Verteile die Arbeit gleichmäßig.
- Führe die Leistungsbewertungen immer unter vier Augen mit dem betreffenden Mitarbeiter durch. Bewertungen vor den anderen Mitarbeitern strikt vermeiden, mit Ausnahme besonders guter Leistungen.
- Sieh motivierende Belohnungen für denjenigen vor, die ihre Arbeit gut machen
z.B. eine Lohnerhöhung, eine lobende Erwähnung, einen neuen Titel, einen Bonus, vor allem bei einer Arbeit, die sich sehr lange hinzieht.
Delegieren ist eine Kernkompetenz
… im Management, denn durch Delegieren gewinnst du die Hebel-Wirkung. Den meisten Menschen ist nicht klar, dass die Fähigkeit, effektiv zu delegieren, ein ganz entscheidender Faktor für alles ist, was sie im Management zustande bringen. Wenn du delegiert hast, musst du beaufsichtigen.
Die Grundregel heißt:
Inspiziere, was du erwartest. Sobald du Autorität und Verantwortung klar delegiert hast, musst du die Sache im Auge behalten, denn wenn du nicht regelmäßig inspizierst, werden die Leute denken, dass du es nicht ernst meinst.